Validation et intégrité des données

Leçon 6 sur 8 · Notions fondamentales des tableurs · Débutant

La validation des données est la pratique de définir des règles qui contrôlent ce qui peut être saisi dans une cellule. C'est l'un des moyens les plus efficaces de prévenir les erreurs au point de saisie — avant que les mauvaises données n'aient la chance de se propager dans votre analyse.

Qu'est-ce que la validation des données?

Les règles de validation des données restreignent le type ou la plage de valeurs qu'une cellule acceptera. Les types de validation courants incluent :

• Valeurs autorisées — seules des valeurs spécifiques sont permises (ex. : une liste déroulante de provinces)
• Plages numériques — les valeurs doivent se situer entre un minimum et un maximum
• Plages de dates — les dates doivent se situer dans une période spécifiée
• Longueur du texte — le texte doit comporter un certain nombre de caractères

Listes déroulantes

Les listes déroulantes sont l'un des outils de validation les plus utiles. Elles présentent à l'utilisateur un ensemble fixe d'options, empêchant la saisie de texte libre qui conduit à des catégories incohérentes.

Données valides, exactes et complètes

Il est important de distinguer trois concepts connexes mais différents :

• Les données valides sont conformes aux règles définies — elles sont du bon type, dans la bonne plage, de la liste autorisée.
• Les données exactes reflètent correctement la réalité — une date valide n'est pas nécessairement la bonne date.
• Les données complètes n'ont pas de valeurs manquantes là où des valeurs sont requises.

Les règles de validation peuvent assurer la validité et, dans une certaine mesure, la complétude. Elles ne peuvent pas garantir l'exactitude.

Valeurs nulles et vides

Une valeur nulle représente l'absence d'une valeur — l'information est inconnue ou non applicable. Documentez ce que signifient les cellules vides dans votre jeu de données.

Prévention des doublons

Les tableurs ne préviennent pas automatiquement les enregistrements en double. Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle ou des formules pour mettre en évidence les doublons potentiels.

Protection des informations sensibles

Si votre tableur contient des informations personnelles ou sensibles, réfléchissez à qui y a accès. Appliquez des contrôles d'accès appropriés à la sensibilité des données. Apprentissage connexe : Confidentialité 101.

Points à retenir

• Les règles de validation restreignent ce qui peut être saisi, réduisant les erreurs à la source.
• Les listes déroulantes appliquent des catégories cohérentes.
• Les données valides ne sont pas nécessairement exactes ou complètes.
• Les valeurs nulles doivent être documentées.
• La validation réduit les erreurs mais ne remplace pas la révision.