Les données ne surgissent pas de nulle part et ne restent pas identiques pour toujours. Elles traversent une série d’étapes depuis leur création jusqu’au moment où elles ne sont plus nécessaires. C’est ce qu’on appelle le cycle de vie des données.
Les six étapes
1. Création
Les données sont créées lors de leur premier enregistrement : soumission d’un formulaire, lecture d’un capteur, transaction, réponse à un sondage ou saisie manuelle. La qualité des données à la création a un impact énorme sur tout ce qui suit.
2. Stockage
Une fois créées, les données doivent être stockées quelque part — une base de données, un système de fichiers, un service d’infonuagique ou un tableur. Les bonnes pratiques incluent l’organisation cohérente, les sauvegardes régulières et le contrôle des accès.
3. Utilisation
Les données sont utilisées pour l’analyse, les rapports, la prise de décision et les opérations. C’est là que les données créent de la valeur. Plus elles sont accessibles et bien organisées, plus elles sont faciles à utiliser efficacement.
4. Partage
Les données sont souvent partagées — entre services, avec des partenaires, ou avec le public sous forme de données ouvertes. Le partage exige une attention à la vie privée, aux licences et à la compatibilité des formats.
5. Archivage
Les données qui ne sont plus activement utilisées mais qui ont encore de la valeur sont archivées pour référence future, conformité légale ou recherche historique.
6. Destruction
Finalement, les données arrivent à la fin de leur vie utile et doivent être supprimées de façon sécurisée. C’est particulièrement important pour les renseignements personnels — conserver des données plus longtemps que nécessaire crée des risques pour la vie privée et la sécurité.
La LPRPDE exige que les organisations ne conservent les renseignements personnels que le temps nécessaire à leur finalité. Le cycle de vie des données est directement lié à la conformité en matière de vie privée.
Pourquoi le cycle de vie est important
De nombreux problèmes de données — mauvaise qualité, violations de sécurité, atteintes à la vie privée — surviennent parce que les organisations ne pensent pas aux données comme à quelque chose qui doit être géré tout au long de sa vie. Penser en termes de cycle de vie aide à poser les bonnes questions : Qui a créé ces données? Sont-elles encore à jour? Quand doivent-elles être supprimées?
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