La conservation des données fait référence à la durée pendant laquelle les renseignements personnels sont conservés. La LPRPDE exige que les organisations ne conservent les renseignements personnels que le temps nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel ils ont été collectés.
Pourquoi la conservation est importante
Conserver des données plus longtemps que nécessaire crée des risques inutiles. Plus vous détenez de données longtemps, plus le risque de violation, de mauvaise utilisation ou d’accès non autorisé est grand. La conservation limitée réduit ce risque.
Établir des périodes de conservation
Une politique de conservation des données spécifie combien de temps différents types de données sont conservés. Elle doit tenir compte de :
- L’objectif pour lequel les données ont été collectées
- Les exigences légales de conservation (par exemple, l’ARC exige que les dossiers fiscaux soient conservés pendant au moins six ans)
- Les besoins opérationnels (par exemple, les dossiers clients actifs vs inactifs)
- Les risques associés à la conservation prolongée
Les dossiers des employés doivent généralement être conservés pendant une certaine période après la fin de l’emploi pour répondre aux exigences légales. Mais les conserver indéfiniment après cette période violerait le principe de conservation limitée.
Destruction sécurisée
Quand les données arrivent à la fin de leur période de conservation, elles doivent être détruites de manière sécurisée. Pour les fichiers numériques, cela signifie une suppression sécurisée qui empêche la récupération. Pour les documents papier, cela signifie le déchiquetage. La simple suppression d’un fichier ne suffit pas — les données peuvent souvent être récupérées.
Découvrez comment intégrer la protection de la vie privée dans la conception des systèmes dans Protection dès la conception.